Alternativas a las Ruedas de Prensa: Invitación a Jornadas o Cursos

Dentro del marco de actividad de nuestra empresa u organización se celebran a lo largo del año todo tipo de jornadas, cursos, etc. Aprovechar la celebración de las mismas –sobre todo si participamos en ellas de alguna manera- es una forma atractiva de mejorar relaciones con los periodistas y facilitarles su trabajo. Como en casos anteriores, hay que entender que los presupuestos de los medios de comunicación son reducidos y por eso, cuando alguien les paga el viaje y estancia a algún lugar, para que hagan su trabajo, suelen mostrarse agradecidos. Lo que nunca debemos pretender es tratarlos como si fuesen nuestros empleados y querer que escriban lo que nosotros queramos... todo lo contrario: hay que darles libertad para que hagan su trabajo porque el nuestro debe ser el de simples “facilitadores” y cuando esto es así, nos ganamos su favor.

Y hasta aquí hemos venido repasando algunas de las alternativas más habituales para sustituir con eficacia a las Ruedas de Prensa, porque no lo olvidemos: las Ruedas de Prensa no están hechas para que el directivo o líder de opinión de turno se de un baño de multitudes y engorde su ego como si se fuese a comer todos los micrófonos que le ponen delante, sino para comunicar algo importante a la sociedad –a través de los periodistas- en aquellos momentos y circunstancias que la hacen más conveniente que otro cualquiera de los medios de contacto con los periodistas... y esto es algo que el responsable de Comunicación conoce mejor que nadie.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Viajes a congresos

Bien sea que nuestra empresa u organización organice un congreso o que nuestra compañía esté presente en el mismo, es habitual invitar a los periodistas para que viajen a la ciudad o lugar donde se celebre dicho congreso facilitándoles el trabajo de cobertura del mismo. Cuando el congreso es cosa nuestra, deberemos guiarlos hacia aquellas ponencias y ponentes que sean más noticiables y de interés para audiencias externas, pero si no hemos sido nosotros quienes hemos organizado el congreso sino que simplemente tenemos alguna ponencia, es evidente que nuestros esfuerzos se encaminarán a que nuestros periodistas cubran aquella ponencia... pero sin impedir que estos aprovechen el viaje para cubrir otras ponencias que puedan tener interés para ellos. Cuando un periodista ve que le facilitan el trabajo se va satisfecho y así lo refleja en sus noticias; por el contrario si se encuentra con presiones y cortapisas para que solo informe de lo que nosotros queremos, entonces el resultado será que no informará, o lo hará en plan crítico o –en cualquier caso- aquella será la última vez que venga con nosotros.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Visitas a sedes

Una forma de acercamiento de una empresa a los periodistas es el invitar a estos a visitar su sede. Visitar unas oficinas en la misma ciudad no tiene mayor interés ni atractivo, por lo cual este asunto se debe dejar sólo como complemento cuando hayamos gestionado una entrevista con nuestro presidente en nuestras oficinas. Sin embargo sí resulta atractivo para los periodistas viajar para conocer la sede central, la fábrica, los laboratorios de investigación... En un viaje y visita de este tipo, que puede hacerse con un solo periodista o –como es habitual- con un grupo de los mismos, no hay que caer en el “turismo” aunque este sea inevitable; nunca se debe olvidar que el objetivo del viaje es ampliarle el conocimiento sobre la empresa, ponerle en contacto con los investigadores, directores de la fábrica, etc., para que puedan entrevistarlos y conocer más y en directo sobre esas facetas; la parte social y turística, ya digo que es inevitable, pero debe ser razonable puesto que todos los excesos resultan siempre contraproducentes.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Jornadas especiales para periodistas

En los cursos se busca un tema o asunto difícil de entender para explicarlo a los periodistas, sin embargo hay otra forma de convocarlos a una sesión formativa y es cuando dicha sesión se organiza en torno a un acontecimiento concreto. Por ejemplo la presentación de una nueva técnica, de una nueva línea de investigación, del abordaje de un tema controvertido... podemos encontrar siempre algún tema que sea de interés y al que interese asistir a los periodistas siempre y cuando el ponente sea una persona líder en su campo, difícil de contactar por el periodista (por ejemplo un ponente extranjero), o le permita entrar en contacto simultáneo con otros colegas o algunos expertos y debatir sobre un tema concreto. En cualquier caso, si el periodista decide asistir es porque espera salir de allí con alguna noticia; eso es lo fundamental.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Cursos de formación para periodistas

Las opciones que hay para convocar a los periodistas son innumerables. Otra de ellas, que no todos utilizan, es la de organizar cursos de formación para periodistas. En algunas ocasiones, estos cursos pueden durar dos o tres días, incluir viaje y estancia en algún lugar apartado y generalmente atractivo, contar con un plantel amplio de expertos que darán tan exclusivas clases, y un programa de actividades sociales al terminar cada jornada lectiva. Pero a este tipo de cursos los Redactores Jefes sólo enviarán, si acaso, a algún becario para que se forme; nunca a sus mejores periodistas... salvo que en alguna ocasión así lo decidan al considerar dicha asistencia (lectiva y vacacional) como un premio para el periodista. Lo más frecuente no obstante, será organizar cursos que duren un día o sólo una mañana. A lo largo de esas horas, y en la misma ciudad, uno o varios expertos impartirán una clase magistral sobre algún tema concreto. Dicho tema debe ser de interés general (antes centrado en una enfermedad que en un medicamento; antes centrado en conceptos financieros o técnicos que en la propia empresa u organización) y debe ser un tema complicado y difícil de entender para que el periodista y su jefe comprendan que sería muy conveniente asistir para aclarar conceptos. Estos cursos deben dar opción a que los asistentes pregunten también todo lo que quieran y a facilitarles una documentación completa sobre los temas abordados. El principal beneficio tras los mismos será una relación más cercana con los periodistas y sobre todo el conseguir que estos comprendan mejor tal asunto y cuando se refieran después al mismo lo hagan con total propiedad.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Comidas de prensa

Los directivos, acostumbrados a constantes comidas de negocios, consideran normal ordenar que se organice alguna comida para atender a los periodistas cuando quieren dar una noticia, conseguir que estos publiquen algo, o simplemente darse un baño de popularidad. Las comidas entrañan muchos riesgos, el primero el de la ostentación; si el marco y los manjares son excesivos, esto se puede volver en contra ya que el periodista entenderá que intentan comprarlo. El segundo riesgo es el del tiempo: una comida dura mucho tiempo y eso es algo de lo que no dispone el periodista, por lo tanto –salvo que allí vayan a decirse cosas muy importantes- el periodista saldrá con la sensación de haber perdido el tiempo. Y el tercer riesgo es el de la relajación del directivo: en un ambiente distendido como es el de una comida, hay muchas posibilidades de que el directivo se vaya de la lengua, sobre todo si hay algún periodista sagaz (que seguro que lo habrá) que sepa “tirarle de la lengua” y provocar en él alguna metedura de pata o declaración escandalosa. A fin de cuentas, el periodista que acude a una comida de prensa, no lo hace por comer sino por aprovechar la hora de la comida para trabajar y obtener alguna noticia destacada con la que volver a la redacción.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Desayunos de prensa

Otra fórmula de convocatoria habitual, cada vez más extendida, son los llamados “Desayunos de prensa”. En estos, se convoca a los periodistas a un encuentro informal con los portavoces o directivos en torno a una mesa en donde les servirán un desayuno. La hora será, pues, la del desayuno, y el lugar un hotel o incluso la propia sede atendida por un catering. Lo ideal es anunciar alguna noticia o adelantar alguna primicia en dicho encuentro, pero lo fundamental es que se trate de un encuentro abierto en el que –en ese ambiente informal de un desayuno- los periodistas puedan preguntar todo aquello que se les antoje. Si se tiene preparada alguna documentación o nota se les dará, pero –en este caso- no es imprescindible ya que el gancho de un desayuno es la libertad de preguntar que se concede a los periodistas. Decir también, que el desayuno debe ser “normal”, es decir, no pasarse y convertir dicho desayuno en una comida. A los periodistas no hay que llenarles el estómago sino su libreta o cassette con un buen ramillete de titulares e informaciones de interés. Un café, un zumo y unos bollos, son más que suficientes como acompañamiento.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Ronda de entrevistas

Si en los dos casos anteriores hablábamos de entrevistas personales e individuales; exclusivas, en otra palabra; en esta otra opción planteamos la posibilidad de que un directivo atienda a varios periodistas pero de forma individual, uno tras otro. Esto se da con frecuencia cuando un directivo o experto en alguna materia, llega a una ciudad concreta. En ese caso, el responsable de Comunicación contactará con los periodistas de esa ciudad que él considere pueden estar interesados en mantener una entrevista personal –aunque no exclusiva- con dicha persona. Deben saber todos los periodistas que el citado portavoz atenderá a varios periodistas, que no va a haber ninguna exclusiva... pero lo que sí debe ser exclusivo es el cuestionario que cada periodista lleve a esa entrevista. Si en una Rueda de Prensa todos se enteran de lo mismo al mismo tiempo, en una ronda de entrevistas, cada uno planteará la exposición a su manera y cada uno sacará una información bajo un ángulo diferente aun cuando el portavoz y el momento sean el mismo para todos los medios.

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Alternativas a las Ruedas de Prensa: Entrevistas personales

Venimos hablando del por qué y para qué de las Ruedas de Prensa y hemos explicado sobradamente que no son la panacea universal ni debe abusarse de ellas; pero hemos expuesto igualmente que constituyen una eficaz herramienta de Comunicación. El responsable de Comunicación es el encargado de decidir en cada momento qué acción es más conveniente hacer porque no todo en esta vida deben ser Ruedas de Prensa. Existen muy diversas formas de hacer llegar la información a los periodistas, pero no sólo vía Nota de Prensa, que siempre resulta algo más impersonal y distante, sino de forma personal y directa.

Aunque no nos extendamos a la hora de comentar ese otro tipo de acciones personales, sí que enumeraremos las alternativas más frecuentes que podemos utilizar cuando la Rueda de Prensa no está indicada:

Concesión de entrevistas personales: Los periodistas buscan con frecuencia entrevistarse con los directivos para realizar un artículo exclusivo para su medio. En las Ruedas de Prensa ya se sabe que todos escuchan lo mismo y todos van a escribir sobre lo mismo aunque cada uno lo haga a su manera. En una entrevista concedida a ellos exclusivamente, la cosa cambia. Será el periodista quien elabore el cuestionario de los asuntos que quiere tratar para informar a sus lectores, y será este, finalmente, el único que informe sobre dicho tema. Cuando esto sucede, es decir, cuando un periodista solicita entrevistarse con un directivo, hay que aprovechar la oportunidad y darle todo tipo de facilidades para que este se sienta agradecido y transmita en su información ese buen rollo. Si por el contrario se le dan largas, se le atiende mal, se le da información incompleta, etc., es muy posible que el enfoque final del artículo que publique no nos guste nada.

No siempre hay que esperar a que un periodista solicite una entrevista, sino que la empresa –a través de su responsable de Comunicación- puede y debe ser proactiva en este terreno y ofrecer de vez en cuando a los periodistas la posibilidad de entrevistar a los directivos. En estos casos, el responsable de Comunicación puede lanzar un gancho informativo que capte el interés del periodista para entrevistar a ese directivo, pero esto no quiere decir que ese vaya a ser el único tema tratado. En una entrevista personal, es el periodista quien prepara su propio cuestionario y el que dirige la entrevista hacia las áreas de interés para sus lectores. Lógicamente, el directivo puede (y debe) añadir todas las informaciones y datos que considere importantes aunque sea sobre aspectos que no se le hayan preguntado, pero la entrevista y el artículo que salga de la misma, será el que decida el periodista.

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Las Ruedas de Prensa no son para engordar el ego

A muchos directivos les encanta eso de encargar que les organicen Ruedas de Prensa. Luego, cuando el responsable de Comunicación le pregunta que cuál es el motivo de su celebración, suelen responder casi siempre con un “ya veré, ya improvisaré algo” porque, en definitiva, lo único que buscan es darse un baño de popularidad.

El tema y cómo prepararlo es de suma importancia. Cuanto menos interés tenga el tema, más difícil será para el responsable de Comunicación encontrar alguna forma atractiva de presentarlo. Pero antes de todo esto –como decíamos- está el preguntarse si de verdad es necesario convocar una Rueda de Prensa. Cuando una empresa convoca una y otra vez Ruedas de Prensa sin ningún interés (para el periodista), este deja de asistir a las mismas. Por el contrario, cuando estas colman sus expectativas informativas, pondrá a nuestra empresa en un lugar prioritario a la hora de hacer la elección de su programa de actos a cubrir ese día.

Vayamos, pues, a analizar para qué y por qué. Pues bien, un hecho importante de nuestra compañía, con evidente trascendencia para la sociedad, debe comunicarse a esta. Reunir en un único momento y lugar a los medios de comunicación para trasladarles simultáneamente esta información significa que no hacemos distinciones ni mantenemos preferencias entre unos medios y otros, sino que damos a todos ellos las mismas posibilidades de informar sobre este acontecimiento. Ciertamente podría resolverse con el envío simultáneo de una Nota de Prensa, pero si el acontecimiento es de verdad importante y va a generar preguntas de los periodistas, entonces la Rueda de Prensa se vuelve necesaria porque eso permite que los portavoces escuchen las preguntas (dudas y aclaraciones que solicitan los periodistas) y les contesten de forma pública e inmediata. Con una Nota de Prensa esto no sería posible, puesto que esas preguntas irían llegando de una en una, generalmente vía teléfono o mail, y el portavoz o los portavoces tendrían que ir contestando en privado a cada periodista y ninguno de ellos se enteraría ni de las preguntas ni de las respuestas de los demás, lo que significaría que a todos los periodistas les llegaría una menor cantidad de información que si todos juntos compartiesen ese momento.

Vemos así cómo la Rueda de Prensa tiene su razón de existir. Es una herramienta útil y necesaria para divulgar hechos importantes y trascendentes, de una forma justa y equitativa para todos los medios, con el plus añadido de una mayor riqueza informativa al permitir la pública aclaración de numerosos aspectos así como el conocimiento de un mayor número de detalles que –de haberse divulgado de otra manera- hubieran quedado desconocidos muchos de ellos para gran parte de los periodistas.

No hay que olvidar, eso es cierto, que los periodistas se quejan con frecuencia del elevado número de Ruedas de Prensa a las que son convocados y cómo la mayoría de ellas no satisfacen sus expectativas... pero eso es otra historia. Si una Rueda de Prensa se ha hecho para lo que se debe hacer, cualquier periodista que haya asistido a la misma se sentirá satisfecho de haber acudido.

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Ruedas de Prensa: la fecha que le conviene ¿a quién?

El directivo prepotente suele exigir la celebración de una Rueda de Prensa el día y hora que mejor le conviene a él. Pero ¿le viene bien a los periodistas? Resulta que el directivo no se da cuenta que los periodistas no son empleados suyos, no están a sueldo en su empresa u organización. No entiende ese directivo que los periodistas no son sus empleados, que él puede dar órdenes a su responsable de Comunicación, pero no a los periodistas.

Cuando se fije la fecha para una Rueda de Prensa es imprescindible echar antes una ojeada a los acontecimientos que haya programados para la misma, tanto propios del sector como generales. Por ejemplo, podemos saber si en esa fecha se va a celebrar en la ciudad un congreso al que acudirán la mayor parte de los periodistas que cubren este tipo de noticias. También podemos saber si alguna otra empresa competidora o algún organismo oficial tiene anunciada alguna convocatoria de prensa en esa fecha. Las agendas de actos se pueden consultar en los avances que diariamente dan las agencias de noticias (para cualquier departamento de Comunicación es imprescindible estar suscrito a alguna agencia de noticias). Agendas de futuros actos vienen igualmente en las revistas (impresas y digitales) propias del sector. De igual forma, numerosas webs del sector incluyen también este tipo de agendas. En resumen, no hay que olvidar este primer paso de consultar las agendas y colocar nuestra convocatoria un día en que haya pocas alternativas donde escoger para los periodistas, de tal forma que alcancemos así un mayor porcentaje de posibilidades de que acudan a la nuestra. Por supuesto esto no garantiza que acudan a nuestra convocatoria, entre otras cosas porque desde que nosotros enviemos a esas mismas fuentes de noticias nuestra convocatoria, es muy probable que alguien más escoja esa misma fecha para colocar allí también su convocatoria. Pero también es lógico reconocer que si esos otros son buenos profesionales, habrán hecho lo mismo que nosotros y habrán buscado otras fechas menos concurridas. A todo aquél que organiza una Rueda de Prensa le gusta triunfar y para ello se tienen más posibilidades si ese día no hay ninguna otra cosa de nuestro sector que sea noticiable. Debo decir que esto es tan cierto como la buena relación que suele existir entre los profesionales de Comunicación de las distintas empresas de un mismo sector... aun siendo empleados de empresas competidoras, se relacionan entre ellos, hablan y se consultan diversos aspectos profesionales y –llegado el caso- se pondrán de acuerdo para no fastidiarse mutuamente con una determinada convocatoria. Yo mismo he vivido casos en que dos empresas competidoras nos hemos puesto de acuerdo para no coincidir con una convocatoria de prensa en una misma fecha. Otras veces, por supuesto, es imposible encontrar otra fecha, por muy buena voluntad que se ponga. En este último caso, el acuerdo puede lograrse evitando la coincidencia horaria.

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Canaperas profesionales

Uno de los personajes que nunca falta en los cócteles y fiestas es el de las canaperas profesionales. Se trata de señoras mayores, generalmente cultas y bien vestidas, que con toda la caradura del mundo se cuelan en eventos a los que no han sido invitadas para dar buena cuenta de los aperitivos que se van sirviendo.

Para los organizadores resulta violento preguntarles quiénes son para averiguar si están o no invitadas, ya que en algunos casos se puede uno confundir con la acompañante de algún invitado y en ese caso el bochorno es mayúsculo. Por eso, generalmente se prefiere hacer la vista gorda y dejar que den buena cuenta de los aperitivos.

Realmente ellas no molestan a nadie, apenas hablan (hablar les quitaría tiempo de comer), y se mueven muy discretamente (se nota la experiencia) entre la multitud, siendo capaces de llegar las primeras a cada nueva bandeja de aperitivos que hace su aparición en escena.

En mi caso, como organizador de cientos de ruedas de prensa a lo largo de mi trayectoria profesional, las he tenido que padecer en alguna ocasión cuando una vez terminada la rueda de prensa se pasaba a ofrecer a los periodistas y ponentes un aperitivo. He podido comprobar que son auténticas profesionales y que cada vez que se cuelan en un cóctel, antes se lo han trabajado muy bien: primero están al tanto de los anuncios que se ponen en los hoteles (p.e. a las 11:30 h. rueda de prensa de presentación de...) y no digamos nada si dicha convocatoria ha sido publicada antes en algún medio, en cuyo caso su presencia está garantizada (doy fe de ello); después hacen una visita de prospección para conocer el terreno e incluso se atreven a hacer alguna pregunta del tipo “¿va a venir mucha gente”? o “quién organiza esto?” pero siempre dirigida a azafatas o personal de apoyo que no suelen tener capacidad de echarlas luego; finalmente esperan el momento más propicio (el de mayor movimiento de personas y de confusión) para entrar y mezclarse hábilmente con la gente y dedicarse a lo suyo: comer.

Las divertidas e incluso instructivas anécdotas de un Director de Comunicación.

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